노무·행정 서비스의 절차 설명은 조건과 예외가 많아 길어지기 쉽다. 긴 글 자체가 문제는 아니다. 독자가 어떤 조건이 자신에게 해당하는지 확인하지 못한 채 같은 설명을 여러 번 읽어야 한다면 구조를 고쳐야 한다. 가독성은 글자 수보다 질문과 답의 위치를 기준으로 판단한다.
첫 문단에서 글의 범위를 정한다. 일반적인 제도 안내인지 특정 사무소의 서비스 소개인지 구분한다. 이후에는 적용 대상, 확인할 자료, 절차의 큰 흐름, 개별 판단이 필요한 지점을 나눈다. 전문 용어는 처음 등장할 때 쉬운 말로 풀되 법률적 의미가 달라지지 않도록 전문가가 검토한다.
조건이 많다면 표나 목록을 쓸 수 있다. 다만 표 하나로 모든 사건의 결과를 확정하지 않는다. 숫자의 기준 날짜와 적용 범위를 적고 예외가 있다면 본문에서도 설명한다. 외부 기관의 안내로 연결하는 링크는 현재 열리고 같은 조건을 다루는지 확인한다. 오래된 자료를 현행 규칙처럼 두지 않는다.
모바일에서는 짧은 문단과 목적이 드러나는 소제목이 유용하다. 이미지 안의 작은 글자에만 중요한 기한을 넣지 않는다. 같은 말로 채운 길고 반복적인 문단을 줄이고, 상담을 요청할 때 필요한 일반적인 준비 사항을 공식 업무 안내와 연결한다. 민감한 사정을 공개 댓글에 남기도록 유도하지 않는다.
검토자는 제목과 소제목만 읽어도 글의 답이 어디 있는지 찾을 수 있는지 살핀다. 문의에서 같은 조건을 반복해 묻는다면 해당 문단을 보강한다. 글을 짧게 만들기 위해 중요한 예외를 삭제하는 것도 피한다. 긴 글의 가독성은 독자가 일반적인 설명을 이해하면서 자신의 사건에는 추가 검토가 필요할 수 있다는 점을 명확히 알게 하는 데 있다.
페이지에 배너와 상담 버튼이 반복돼 본문이 끊긴다면 정보의 순서를 다시 잡는다. 독자가 아직 이해하지 못한 제도에 대해 곧바로 사건 자료를 제출하도록 요구하지 않는다. 공식 출처와 사무소 안내를 별도로 표시한다.